Postanowienie DWKSN.523.414.2025

Na podstawie art. 61a § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 poz. 572 t.j.) w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 t.j.) oraz w zw. z art. 57 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/679, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

postanawia

odmówić wszczęcia postępowania w sprawie skargi Pana T. Z., zam. w X. przy ul. (…), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. (…), polegające na niezrealizowaniu żądania Pana T. Z. dotyczącego dostarczenia mu kopii jego danych osobowych w postaci pism i dowodów, które w postępowaniu DS.523.872.2024 wniosła do sprawy druga strona (lub jej pełnomocnicy).

Uzasadnienie

Dnia 9.05.2024 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej Prezesem UODO, wpłynęła skarga Pana T. Z., zam. w X. przy ul. (…), zwanego dalej Skarżącym, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. (…), zwanego dalej Prezesem UODO, polegające na niezrealizowaniu żądania Skarżącego dotyczącego dostarczenia mu kopii jego danych osobowych w postaci pism i dowodów, które w postępowaniu DS.523.872.2024 wniosła do sprawy druga strona (lub jej pełnomocnicy).

W dniu 25.04.2024 r. Skarżący zwrócił się do Prezesa UODO na podstawie art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 poz. 572 t.j.), zwanej dalej k.p.a., z wnioskiem o udostępnienie mu drogą ePUAP wszystkich pism i dowodów, które administrator lub pełnomocnicy administratora wnieśli do sprawy DS.523.872.2024.

Postanowieniem z 8.05.2024 r. Prezes UODO odmówił uwzględnienia wniosku. Skarżący zaskarżył to postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Zdaniem Skarżącego Prezes UODO utrudnił mu korzystanie z uprawnienia do doręczenia bezpłatnej pierwszej kopii danych osobowych. Podniósł, że jego uprawnienie wynika cyt.: „ze wspólnego zastosowania przepisów Art. 15 ust. 3 RODO (…) oraz Art. 12 RODO (…) oraz Art. 74a k.p.a”. W jego ocenie wniosek spełnił cechy żądania z art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679.

Skarżący zażądał spełnienia żądania, które skierował do Prezesa UODO w dniu 25.04.2024 r. poprzez cyt.: „dostarczenie mi drogą elektroniczną (…) kopii moich danych osobowych pozyskanych (…) od Banku W. (…) S.A. oraz od pełnomocników reprezentujących ten Bank, która to »kopia danych osobowych« została określona określonych sformułowaniem »wszystkie pisma i dowody«”.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Stosownie do brzmienia art. 61a § 1 k.p.a., gdy żądanie, o którym mowa w art. 61 k.p.a., zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Organ administracji publicznej rozpatrując wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego ma obowiązek zbadać, czy żądanie strony jest zgodne z przepisami i czy organ posiada kompetencje do jego spełnienia.

Zgodnie z art. 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679, jeżeli żądanie jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swą powtarzalność, organ nadzorczy może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych lub może odmówić podjęcia żądanych działań. Obowiązek wykazania, że żądanie jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne, spoczywa na organie nadzorczym. Brzmienie art. 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 – z uwagi na obowiązek wykazania przez organ nadzorczy, że żądanie strony stanowiące podstawę do wszczęcia postępowania jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne – powoduje, że organ zobowiązany jest do dokonania oceny tego żądania.

W konsekwencji ocena dokonywana na podstawie art. 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 musi sięgać dalej, aniżeli ta dokonywana w ramach art. 61a § 1 k.p.a. Artykuł 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 swą treścią w zakresie „oczywistej niezasadności” zawsze jest więc ocenny, choć w innym zakresie niż art. 61a § 1 k.p.a. O ile art. 61a § 1 k.p.a. obliguje bowiem jedynie do odmowy podjęcia działań, gdy formalne przeszkody do wszczęcia postępowania widać na pierwszy rzut oka, to art. 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679 wymaga dokonania oceny żądania stanowiącego podstawę do wszczęcia postępowania.

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, ze środków ochrony prawnej przewidzianych w art. 77 rozporządzenia 2016/679 – to jest z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku stwierdzenia przez nią, że mogło dojść do naruszenia przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych w związku z niezrealizowaniem jej prawa określonego w Rozdziale III tego rozporządzenia – może nastąpić jedynie wtedy, gdy administrator nie wywiąże się ze swego obowiązku w terminie lub odmówi spełnienia żądania.

Prezes UODO nie może zastępować strony w realizacji uprawnień przysługujących jej na mocy przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679 administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.. Jednocześnie w myśl art. 12 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania wniosku – udziela osobie, której dane dotyczą, informacje o działaniach podjętych w związki z żądaniem na podstawie art. 15 – 22 rozporządzenia 2016/679. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia.

W rezultacie, skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, ze środków ochrony prawnej przewidzianych w art. 77 rozporządzenia 2016/679, to jest z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku stwierdzenia przez nią, że mogło dojść do naruszenia przepisów ww. aktu prawnego w związku z niezrealizowaniem jej prawa wynikającego z przepisu art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, może nastąpić jedynie poprzez brak terminowego spełnienia żądania lub odmowę spełnienia tego żądania po skutecznym złożeniu wniosku do administratora.

Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.).

W świetle art. 74a k.p.a. przepis art. 73 § 1 nie narusza prawa osoby, której dane dotyczą, do skorzystania z uprawnień wynikających z art. 15 rozporządzenia 2016/679.

Jak wskazuje się w doktrynie, cyt.: „Prawo strony do wglądu w akta postępowania administracyjnego wynikające z art. 73 i 74 KPA oraz prawo dostępu do danych osobowych osoby, której dane dotyczą, ustanowione w art. 15 RODO, stanowią dwie odrębne instytucje prawne. Każda z nich stanowi osobne uprawnienie informacyjne. (…) Należy podkreślić, że między tymi uprawnieniami występują istotne różnice. Prawo strony do wglądu w akta przysługuje wyłącznie stronie i ma bardzo szeroki charakter, jako że – poza wyjątkami wskazanymi w ustawie – dotyczy dostępu do wszystkich dokumentów i informacji znajdujących się w aktach. Natomiast uprawnienia wynikające z RODO dotyczą szerokiego kręgu podmiotów, ale wyłącznie w zakresie treści ich własnych danych osobowych. Na podstawie RODO nie można żądać udostępnienia innych informacji przetwarzanych przez organ administracji publicznej” (R. Hauser, M. Wierzbowski (red), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wyd. 8, Warszawa 2023). Z powyższym stanowiskiem Prezes UODO w pełni się zgadza.

Jak wynika z treści skargi oraz załączników do niej, Skarżący nie złożył wniosku o dostarczenie mu kopii jego danych osobowych zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679. Skarżący wniósł o udostępnienie mu akt sprawy na podstawie przepisów k.p.a. i w tym zakresie Prezes UODO wydał odpowiednie postanowienie. Nie sposób jednak uznać, jak to zawile próbuje udowodnić Skarżący, że żądanie to stanowiło realizację prawa do uzyskania kopii danych osobowych. Ani treść żądania, ani wskazana w nim podstawa prawna nie wskazują na chęć realizacji uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679. Nawet wskazany we wniosku cel żądania, czyli realizacja prawa, o którym mowa w art. 10 § 1 k.p.a., świadczy o chęci Skarżącego do zaznajomienia się z zebranym od drugiej strony materiałem dowodowym (w którym przecież mogły być dokumenty niezawierające danych osobowych Skarżącego), a nie uzyskania kopii swoich danych osobowych.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie żądanie Skarżącego było przedwczesne. Skarżący nie złożył wniosku o dostarczenie mu kopii jego danych osobowych zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679. Prezes UODO nie może tym samym przeprowadzić postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora danych osobowych Skarżącego, gdyż nie miał on dotąd możliwości odnieść się do jego żądania. Brak owego żądania powoduje, że prowadzenie postępowania w tym zakresie byłoby bezprzedmiotowe.

W przedmiotowej sprawie nastąpiła więc inna uzasadniona przyczyna uniemożliwiająca wszczęcie postępowania, określona w art. 61a § 1 k.p.a., czyli oczywiście nieuzasadnione żądanie wykluczające podjęcie działań przez organ nadzorczy o którym mowa w art. 57 ust. 4 rozporządzenia 2016/679.

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO postanowił, jak na wstępie.