Decyzja DOKE.561.3.2024

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572) w związku z art. 7 ust. 1 i 2 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. h), art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 4 marca 2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”,

po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na G. (…) Sp. z o.o. z siedzibą w J., (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

udziela upomnienia G. (…) Sp. z o.o. z siedzibą w J., (…), za naruszenie przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań w postępowaniu o sygn. DS.523.4938.2023.

Uzasadnienie

Stan faktyczny

1.

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana T. D., zamieszkałego w J. przy ul. (…) (zwanego dalej: „Skarżącym”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez G. (…) Sp. z o.o. z siedzibą w J., (…) (dalej jako „Spółka”), polegające na pozyskaniu jego danych osobowych w zakresie informacji o stanie zdrowia. W związku z powyższym, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej również „Prezesem UODO”) wszczął postępowanie wyjaśniające o sygn. DS.523.4938.2023.

2.

W ramach wyżej wskazanego postępowania administracyjnego – pismami z 22 grudnia 2023 r. oraz 18 stycznia 2024 r. – Prezes UODO zwrócił się do Spółki, wzywając ją do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień (w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisma) poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy, tj.:

1)

czy Skarżący był pracownikiem Spółki;

2)

czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać konkretny przepis prawa) i w jakim celu Spółka zażądała od Skarżącego dostarczenia recept na (…);

3)

czy w związku ze zdarzeniem opisanym w skardze w Spółce przeprowadzono postępowanie wyjaśniające, a jeśli tak, to jakie są jego wyniki;

4)

czy w Spółce zostały uregulowane zasady refundacji kosztów zakupu (…), a jeśli tak, to w jaki sposób i czy Skarżący był o nich poinformowany;

5)

czy Spółka aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącego zawarte w kopiach jego recept na (…), a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu (w przypadku ich usunięcia, proszę o wskazanie daty dziennej kiedy to nastąpiło);

6)

czy dane osobowe Skarżącego zawarte na kopiach jego recept na (…) były przekazywane przez Spółkę innym odbiorcom, a jeśli tak, to jakim (proszę o ich wskazanie), na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać konkretny przepis prawa) i w jakim celu.

Wezwania zostały skierowane na adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Korespondencja zawierająca wezwania, po dwukrotnej bezskutecznej awizacji, została zwrócona do UODO z adnotacją „ZWROT, nie podjęto w terminie”. Pisma te zostały uznane za prawidłowo doręczone Spółce, zgodnie z brzmieniem art. 44 § 4 w związku z art. 45 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572), zwanej dalej: „k.p.a.”.

3.

Skierowane do Spółki pisemne wezwania do złożenia wyjaśnień zawierały pouczenie wskazujące, że ich nieudzielenie może skutkować nałożeniem na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

4.

Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, prowadzonej przez Prezesa UODO w trakcie postępowania o sygn. DS.523.4938.2023. Korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – to jest do rozpatrzenia ww. sprawy skargowej.

Postępowanie

5.

W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.4938.2023, Prezes UODO wszczął z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne o sygn. DOKE.561.3.2024, w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej, w związku z naruszeniem art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679. O wszczęciu postępowania Spółka została poinformowana pismem z 24 maja 2024 r. (sygn. DOKE.561.3.2024.(…)), doręczonym Spółce w dniu 29 maja 2024 r. Pismem tym Spółka została również zobowiązana – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781, zwanej dalej „u.o.d.o.”) – do dostarczenia informacji o wysokości obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Spółkę w 2023 r. Spółkę poinformowano również, że okoliczność złożenia wyczerpujących wyjaśnień, o które Prezes UODO uprzednio zwracał się w postępowaniu o sygn. DS.523.4938.2023, może wpłynąć łagodząco na wymiar wymierzonej w niniejszym postępowaniu administracyjnej kary pieniężnej bądź spowodować odstąpienie od jej nałożenia.

6.

W odpowiedzi na informację o wszczęciu przez Prezesa UODO postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, pełnomocnik Spółki skontaktował za pośrednictwem wiadomości e-mail w dniu 29 maja 2024 r. i zobowiązał się do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie o sygn. DS.523.4938.2023. W dniu 12 czerwca 2024 r. wpłynęły wyjaśnienia Spółki zawierające szczegółowe odpowiedzi na pytania zawarte we wcześniejszych pismach Prezesa UODO (zob. pkt. 2 uzasadnienia), sprawozdanie finansowe Spółki za 2023 r. wraz z pełnomocnictwem i dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. W kwestii naruszenia art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679 pełnomocnik Spółki wskazał, że w okresie, w którym Prezes UODO kierował pisma, Spółka przechodziła proces zmiany siedziby oraz biura Spółki, co skutkowało zakłóceniami w otrzymywaniu korespondencji. Ponadto był to okres świąteczny i urlopowy, co mogło dodatkowo spotęgować utrudnienia w dostarczaniu korespondencji przez operatora pocztowego. Ponadto pełnomocnik Spółki wniósł o odstąpienie od nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, deklarując jednocześnie pełną wolę współpracy oraz przekazywania wszelkich wnioskowanych przez Prezesa UODO informacji.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

7.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO, jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679, na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO m. in. rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 80, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679). Rozporządzenia 2016/679) oraz prowadzi postępowania w sprawie stosowania niniejszego rozporządzenia, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego (art. 57 ust. 1 lit. h) Rozporządzenia 2016/679).

8.

Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679).

9.

Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

10.

Prezesowi UODO przysługuje ponadto szereg określonych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień naprawczych, w tym prawo udzielenia upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania. Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów Rozporządzenia 2016/679 było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy Rozporządzenia 2016/679 przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte przez administratora dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.

11.

Stosownie do art. 60 u.o.d.o., postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest prowadzone przez Prezesa UODO. Z kolei art. 7 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie do postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (w tym w postępowaniach w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w Rozdziale 11 u.o.d.o.) stosuje się przepisy k.p.a. Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.o.d.o. postępowania te są postępowaniami jednoinstancyjnymi.

12.

Art. 44 § 4 k.p.a. w związku z art. 44 § 1 k.p.a. w związku z art. 45 k.p.a. stanowią, że fikcja doręczenia zachodzi z upływem ostatniego dnia okresu, to jest 14 dni w przypadku doręczenia pisma na adres siedziby osoby prawnej przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ocena prawna

13.

Odnosząc wyżej wskazaną podstawę prawną do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego należy uznać, że Spółka - będąc stroną postępowania o sygnaturze DS.523.4938.2023 - poprzez nieudzielenie odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO do złożenia wyjaśnień naruszyła obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, które to obowiązki wynikają wprost z art. 58 ust. 1 lit a) i e) Rozporządzenia 2019/679. Prezes dwukrotnie wzywał Spółkę do złożenia wyjaśnień w sprawie o sygn. DS.523.4938.2023, tj. pismami z: 22 grudnia 2023 r., 18 stycznia 2024 r. Żadne z tych pism, skierowanych na adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, nie zostało przez Spółkę odebrane mimo dwukrotnego ich awizowania. Brak odpowiedzi Spółki na przedmiotową korespondencję, bezsporny wobec zgromadzonego w niniejszej sprawie materiału dowodowego, skutkował koniecznością wszczęcia postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej.

14.

W ocenie Prezesa UODO przedstawione przez Spółkę w piśmie, które wpłynęło do Urzędu w dniu 12 czerwca 2024 r., uzasadnienie braku odbioru wezwań (zob. pkt 6 uzasadnienia niniejszej decyzji), jakkolwiek wiarygodne, nie stanowi przesłanki wyłączającej odpowiedzialność Spółki za stwierdzone naruszenie.

15.

W tym miejscu wskazać należy, że odpowiedzialność za nieudzielenie Prezesowi UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez Prezesa UODO do Spółki nie zostały przez nią ostatecznie odebrane. Powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest bowiem zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione (vide Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 18 października 2018, sygn. akt II SAB/Go 90/18, LEX nr 2576144). Podobnie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 maja 2004 r., wydanym w sprawie o sygn. akt FSK 40/04 (LEX nr 137872) stwierdził, że obowiązkiem osób prawnych i jednostek organizacyjnych jest taka organizacja pracy, by doręczanie pism w godzinach pracy i w lokalu ich siedziby było zawsze możliwe. Zaniedbanie tegoż obowiązku powinno być uznawane za rażące niedbalstwo ze strony Spółki, które w żadnym razie nie powinno negatywnie wpływać na możliwość realizacji uprawnień organu nadzorczego, w tym na terminowość prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań.

16.

Jednocześnie jednak, uwzględniając wyjaśnienia Spółki, Prezes UODO wziął pod uwagę, że naruszenie zostało przez Spółkę usunięte niezwłocznie po powzięciu informacji o toczącym się postępowaniu w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, tj. z chwilą wpłynięcia do UODO w dniu 12 czerwca 2024 r. wyjaśnień Spółki. Składając wyjaśnienia Spółka wykazała aktywną postawę oraz gotowość do dalszej współpracy.

17.

Mając na uwadze powyższe Prezes UODO uznał za uzasadnione udzielenie Spółce upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, przyjmując jednocześnie, że w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 będzie ono skuteczne i wystarczające. Należy jednak zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Spółki będzie uwzględnione przy ocenie przesłanek warunkujących zasadność wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes rozstrzygnął jak w sentencji niniejszej decyzji.