Decyzja DKE.561.8.2021

Na podstawie art. 105 § l Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735). w związku z art. 7 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 83 ust. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.),

po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na J. S. oraz W. S. oboje związanych umową spółki cywilnej I. s. c., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

umarza postępowanie.

Uzasadnienie

W prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej także „Prezesem UODO”) postępowaniu sygn. (…) sprawdzającym wykonanie jego decyzji z (…) sierpnia 2020 roku, sygn. (…), pismami z (…) marca 2021 roku, doręczonymi (…) marca 2021 roku, Prezes UODO wezwał J. S. oraz W. S., związanych umową spółki cywilnej I. s.c. (zwanych dalej także „Zobowiązanymi”), do złożenia wyjaśnień i dowodów potwierdzających wykonanie nakazu przedmiotowej decyzji, tj. zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających celem uniemożliwienia zapoznania się z danymi zwartymi w korespondencji kierowanej do W. B., (zwanego dalej Skarżącym), przez osoby nieuprawnione.

Z uwagi na brak informacji o wykonaniu przedmiotowej decyzji oraz brak odpowiedzi Zobowiązanych na prawidłowo doręczone wezwania do potwierdzenia jej wykonania, uzasadniające podejrzenie jej niewykonania, Prezes UODO wszczął z urzędu niniejsze postępowanie administracyjne, sygn. DKE.561.8.2021., w przedmiocie nałożenia na Zobowiązanych administracyjnej kary pieniężnej za niewykonanie decyzji Prezesa UODO z (…) sierpnia 2020 roku (sygn. (…)).

W dniu (…) maja 2021 roku (data wpływu (…) czerwca 2021 roku) do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Zobowiązanych. W treści pisma Zobowiązani wskazali, że dołożyli starań, aby w procesie przekazywania korespondencji do Skarżącego nie doszło do złamania obowiązujących przepisów prawa. Zobowiązani oświadczyli, że zorganizowali ponowne szkolenie dla pracowników o ogólnych zasadach RODO, a w szczególności o trybie przekazywania korespondencji do właścicieli. Dalej w treści pisma wskazano, że Skarżący wybrał drogę mailową jako sposób przekazywania wszelkich dokumentów a Zobowiązani przyjęli zasadę, że korespondencja będzie dostarczana Skarżącemu tylko tą drogą. W piśmie podniesiono, że Zobowiązani korzystają w tym celu z nowego programu, który automatycznie generuje korespondencję mailową i wysyła ją bez konieczności uprzedniego wydruku, co eliminuje ryzyko że ta korespondencja trafi do osób niepowołanych.

Zobowiązani odnieśli się także do braku wcześniejszego potwierdzenia wykonania nakazu decyzji Prezesa UODO z (…) sierpnia 2020 roku (sygn. (…)), uzasadniając ten fakt nieotrzymaniem wezwań Prezesa UODO w wyniku ich umieszczenia razem z pismami niedotyczącymi sprawy przez pracownika Zobowiązanych. Nadto Zobowiązani wskazali, że w czasie doręczenia wezwań nie przebywali w siedzibie firmy z powodu złego stanu zdrowia Zobowiązanego oraz zagrożenia wirusem SARS-CoV2. Na potwierdzenie tych wyjaśnień Zobowiązani załączyli dokumentację medyczną Zobowiązanego.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).

Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Zgodnie z art. 105 § 1 kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części.

Odnosząc wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w sprawie, a opisanego powyżej, stanu faktycznego stwierdzić należy, że Zobowiązani wykonali nakaz decyzji Prezesa UODO z (…) sierpnia 2020 roku (sygn. (…)). Wyjaśnienia i dowody zawarte w piśmie pozwalają stwierdzić, że Zobowiązani wprowadzili wystarczające środki chroniące korespondencję kierowaną do Skarżącego przed jej odczytem przez osoby nieuprawnione.

Z powyższych względów niniejsze postępowanie administracyjne stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a.

Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. W doktrynie wskazano, że „Umorzenie postępowania nie jest zależne ani od woli organu administracji, ani tym bardziej pozostawione do uznania organu – organ ten jest zobowiązany do umorzenia postępowania w przypadku stwierdzenia jego bezprzedmiotowości. (…) Bezprzedmiotowość postępowania może być także wynikiem zmiany stanu faktycznego sprawy. Postępowanie musi być uznane za bezprzedmiotowe wskutek ustania stanu faktycznego podlegającego uregulowaniu przez organ administracji w drodze decyzji (por. uzasadnienie wyroku NSA z 29 września 1987 r., IV SA 220/87, ONSA 1987, nr 2, poz. 67)” - Przybysz Piotr Marek. Art. 105. W: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany. System Informacji Prawnej LEX, 2019.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.