Decyzja ZSOŚS.440.19.2018

Na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2, art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.)

po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani M. S. zam. w N., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Prezesa Sądu Rejonowego w C. jej danych osobowych i danych osobowych jej syna J. S. w aktach spraw sądowych,

utrzymuję w mocy zaskarżoną decyzję z 22 listopada 2018 r.,

Uzasadnienie

W dniu (…) sierpnia 2012 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: „Urząd Ochrony Danych Osobowych”) wpłynęła skarga Pani M. S. (zwana dalej: „Skarżącą”), działającej także w imieniu syna J. S. w sprawie „przeglądania akt w Sądzie Rejonowym w C. przy ul. (…), komentarza pracownika czytelni Sądu, nieudostępnienia do wglądu zarządzenia Prezesa Sądu dotyczącego dokonywania wpisów na luźnych kartach w aktach sądowych, nie rejestrowania dokumentów składanych na biurze podawczym Sądu, zmieniania składanych zeznań w trakcie rozpraw sądowych przez Sąd, udostępniania niezgodnego z prawem wniosków i dokumentów składanych do wniosków o zwolnienie z kosztów sądowych i przydzielenia adwokata z urzędu”. Skarżąca pismem z (…) października 2012 r. została wezwana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do uzupełnienia braków formalnych skargi. W odpowiedzi Skarżąca sprecyzowała, że wnosi o wyłączenie danych osobowych jej i jej syna J. S. z akt spraw sądowych znajdujących się w Sądzie Rejonowym w C., zarejestrowanych pod sygnaturami: (…), (…), (…), (…), (…). Wyłączenie to ma nastąpić poprzez umieszczenie w odrębnych aktach wniosków o zwolnienie od kosztów i opłat sądowych wraz z załączonymi dokumentami, które zawierają imiona, nazwiska, numery PESEL, adres zamieszkania oraz informacje o stanie zdrowia Skarżącej i jej syna J. S.W ten sposób, jak wskazuje Skarżąca, dokumenty zawierające dane wrażliwe nie byłyby jawne dla innych stron postępowania. Ponadto przedmiotem skargi jest także przetwarzanie danych osobowych Skarżącej w skoroszytach czytelni sądowej i „wolnych kartach” umieszczonych w ww. aktach sądowych (pisma z (…) października 2012 r., (…) października 2012 r., (…) marca 2013 r. w aktach sprawy).

Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał 22 listopada 2018 r. decyzję administracyjną, mocą której odmówił uwzględnienia skargi złożonej przez Skarżącą z (…) sierpnia 2012 r. Decyzja została prawidłowo doręczona stronom postępowania (zwrotne potwierdzenia odbioru w aktach sprawy). W uzasadnieniu Prezes Urzędu powołał się na przepisy art. 23 ust. 1 pkt 2 i art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych jako przesłanki warunkujące legalność przetwarzania danych osobowych przez Prezesa Sądu Rejonowego w C. Ponadto przywołano przepisy ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.), zwana dalej: „k.p.c.”, w szczególności art. 9 § 1 k.p.c. statuujący zasadę jawności postępowania, art. 187 § 1 k.p.c. i art. 126 k.p.c. określające warunki pisma procesowego oraz art. 232 k.p.c. wskazujący na obowiązek wykazywania dowodów dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Prezes Urzędu wskazał również, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia, tzw. danych wrażliwych, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych jest dopuszczalne w sytuacji gdy jest to niezbędne do dochodzenia praw przed sądem. Zwrot „dochodzenie praw przed sądem” należy rozumieć jako wszelkie działania przed sądem podejmowane przez strony i inne podmioty, w tym ich pełnomocników polegające na występowaniu z roszczeniami jak i na obronie ich praw.

Prezes Urzędu podkreślił również, że dostęp do akt postępowania sądowego regulują właściwe przepisy procesowe kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności art. 9 i art. 525 oraz przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych i wydanego na jej podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych - dział III, rozdział 9 zatytułowany "Udzielanie informacji, udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt" (§ 103 i nast.). W ocenie Prezesa Urzędu nie doszło do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych przez Prezesa Sądu Rejonowego w C., w związku z tym skargę złożoną przez Skarżącą uznał za niezasadną.

W dniu (…) grudnia 2018 r. do Urzędu Ochrony Danych osobowych wpłynął wniosek Skarżącej o ponowne rozpatrzenie sprawy rozstrzygniętej ww. decyzją. Skarżąca podniosła, że w świetle obowiązujących przepisów ma ona prawo, jak i jej syn do ochrony danych osobowych, w tym danych wrażliwych. Ponadto wskazała, że skoro decyzja została wydana po 25 maja 2018 r. to powinny być stosowane przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianą ogłoszoną w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), a w związku z tym przysługuje jej prawo do żądania wyłączenia jawności danych osobowych jej i jej syna wobec pozostałych stron postępowania.

Po ponownej analizie zebranego w sprawie materiału dowodowego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podtrzymuje swoje stanowisko wyrażone w zaskarżonym rozstrzygnięciu. We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie przedstawiono bowiem żadnych okoliczności, które mogłyby stanowić podstawę do jego zmiany.

Ponownie należy wskazać, że ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych i w zależności od występujących w sprawie ustaleń – albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 1 przywołanej ustawy, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, a przetwarzanie tych danych, w znaczeniu, o którym mowa w art. 7 pkt 2 tej ustawy, dopuszczalne jest tylko ze względu na określone dobra, tj. dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą lub dobro osoby trzeciej i tylko w zakresie oraz trybie określonym ustawą. Mając zatem na uwadze powyższe, stosując przepisy tej ustawy, należy za każdym razem wyważać dobra, które legły u jej podstaw. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 ustawy). W myśl art. 3 ust. 1 ww. ustawy stosuje się ją m.in. do organów państwowych. Z tego względu do przestrzegania jej przepisów zobowiązane są także sądy powszechne.

Z materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie wynika, że dane osobowe Skarżącej jak i jej syna J. S. zostały zgromadzone i przetwarzane zgodnie z przepisami k.p.c., ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych i wydanego na jej podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych - dział III, rozdział 9 zatytułowany "Udzielanie informacji, udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt" (§ 103 i nast.). Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych Skarżących przez Sąd w postępowaniu sądowym, tj. ich imion, nazwisk, adresu zamieszkania, numerów PESEL jest m.in. art. 187 § 1 k.p.c., który stanowi, iż pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego. Z kolei w myśl art. 126 k.p.c. każde pismo procesowe powinno zawierać m.in. oznaczenie sądu, do którego jest skierowane, imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, a gdy jest pierwszym pismem w sprawie także miejsce zamieszkania stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, numer PESEL. Natomiast przetwarzanie danych o stanie zdrowia Skarżącej i jej syna J. S. jest, na podstawie art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, dopuszczalne w sytuacji, gdy jest to niezbędne do dochodzenia praw przed sądem. Zgodnie zaś z art. 3 k.p.c. w zw. z art. 232 k.p.c. strony zobowiązane są wykazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. W niniejszej sprawie Skarżąca w celu dochodzenia swoich praw przed sądem do wniosków o: zwolnienie od kosztów sądowych (w sprawach: (…), (…), (…), (…)), zmianę terminu rozprawy, uchylenie orzeczenia o kosztach procesu (w sprawach (…), (…), (…)) załączyła będącą w jej posiadaniu dokumentację medyczną. Z kolei w sprawie o sygnaturze akt (…) Skarżąca, będąca przedstawicielem ustawowym małoletniego powoda – J. S. złożyła w pozwie wniosek o przeprowadzenie dowodu z akt szkody zawierających m.in. dokumentację medyczną powoda. Ponadto zgodnie z treścią art. 9 § 1 k.p.c. rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Na tej podstawie dane Skarżącej z akta sprawy mogą być udostępniane wyłącznie stronom bądź innym upoważnionym osobom.

Wskazać należy również na treść § 103 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, który reguluje m.in. kwestię udostępniania akt i zawartych w nich dokumentów w celu przejrzenia lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu, a także wydanie dokumentów na podstawie akt stronie lub uczestnikowi postępowania nieprocesowego.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że przepisy przywołanych powyżej aktów prawnych gwarantują stronom postępowania oraz innym upoważnionym podmiotom możliwość zapoznania się z treścią pism i dokumentów znajdujących się w aktach sądowych. W związku z tym nie ma przeszkód prawnych, aby pisma procesowe wraz z załączonymi dokumentami, w tym lekarskimi, zawierającymi dane osobowe Skarżącej i jej syna były udostępniane pozostałym stronom postępowania sądowego, gdyż prawo strony do dostępu do tych akt wynika m.in. z zasady jawności i realizacji prawa do obrony. W ocenie Prezesa Urzędu przetwarzanie przez Sąd Rejonowy w C. danych osobowych Skarżącej i jej syna J. S. w aktach spraw sądowych, w tym udostępnianie tych informacji innym stronom postępowania i ich pełnomocnikom, znajduje uzasadnienie w przesłankach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 2 i art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.

Należy także zaznaczyć, że niniejsze postępowanie zostało wszczęte w 2012 r., a zatem na podstawie poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Zgodnie zaś z treścią art. 160 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, prowadzone są przez Prezesa Urzędu (ust. 1) na podstawie ustawy uchylanej w art. 175, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (ust. 2). Wobec tego podstawę rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie stanowią przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, a nie przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Po dokonaniu powtórnej analizy materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podtrzymuje stanowisko zajęte w decyzji administracyjnej z 22 listopada 2018 r.